Wo gearbeitet wird, fallen auch Kosten an: für Material, Geschäftsreisen, Verpflegung, Weiterbildung. Nach Gesetz muss der Arbeitgeber seinen Angestellten alle Auslagen ersetzen, die bei der Arbeit notwendigerweise entstehen. Bei einem Auftrag an einem auswärtigen Ort ist eine Entschädigung für Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung geschuldet. Doch der Teufel steckt oft im Detail: Wie viel Spesen darf man verlangen, und wann sind sie fällig? Hier gibt es Antworten auf häufig gestellte Fragen.
1. Verpflegung
Muss ich auswärts arbeiten, kriege ich pro Mittagessen 10 und pro Nachtessen 15 Franken. Mehr will mein Chef nicht zahlen. Seine Begründung: Ich müsste zu Hause ja auch essen; er zahle nur die Mehrkosten für die Auswärtsverpflegung. Ist das korrekt?
Nein. Die Verpflegungskosten sind voll zu ersetzen – ohne Anrechnung des Aufwands, den der Angestellte daheim gehabt hätte. Viele Firmen haben Spesenrichtlinien für auswärtige Verpflegung. Diese können je nach beruflicher Stellung mehr oder weniger grosszügig sein. Der Spesenersatz sollte aber mindestens die Kosten für das Tagesmenü samt Getränk in einem einfachen Restaurant decken.
2. Verpflegung bei der Arbeit
Als Sozialpädagoge gehört es zu meinen Aufgaben, dass ich die Mahlzeiten mit unseren jugendlichen Heimbewohnern einnehme. Aus pädagogischen Gründen muss ich auch genau das Gleiche essen wie sie. Ist es korrekt, dass ich für diese Mahlzeiten bezahlen muss?
Nein. Wenn es zu Ihren vertraglichen Pflichten gehört, am Arbeitsplatz bestimmte Mahlzeiten einzunehmen, handelt es sich um Kosten, die bei der Arbeit notwendigerweise entstehen. Diese muss der Arbeitgeber vollumfänglich tragen. Die Gratismahlzeiten gelten nach Auffassung des Bundesrats als Naturallohn und sind AHV-pflichtig.
3. Lohnabzug fürs Essen
Ich bin Köchin in einem Hotel. Von meinem Lohn werden mir monatlich 300 Franken fürs Essen abgezogen. Ich esse aber nie im Hotel, da ich auf meine Linie achte und jeweils Früchte mitnehme. Mein Chef sagt, er könne bei mir keine Ausnahme machen. Kann ich mich wehren?
Ja. Kosten für Verpflegung darf man Ihnen nur abziehen, wenn Sie diese tatsächlich in Anspruch nehmen. Man darf Sie auch nicht verpflichten, Ihre Mahlzeiten auf eigene Kosten im Betrieb des Arbeitgebers einzunehmen. Im Gesetz lautet diese Regelung so: «Abreden über die Verwendung des Lohnes im Interesse des Arbeitgebers sind nichtig.»
4. Fahrspesen
Ich bin fürs Geschäft häufig mit dem Auto unterwegs. Meist darf ich einen Firmenwagen benutzen, ich fahre aber immer wieder mal mit meinem Privatauto. Welche Entschädigung kann ich dafür verlangen?
Bei Geschäftsfahrten muss der Arbeitgeber für die anfallenden Betriebs- und Unterhaltskosten wie Benzin, Öl, Pneus oder ordentliche Reparaturen aufkommen. Falls Sie Ihr eigenes Fahrzeug für Geschäftsfahrten benutzen, kommen noch die anteilsmässigen Kosten für Steuern, Haftpflichtversicherung und Amortisation dazu. In der Regel wird das mit einem Kilometergeld abgegolten, das vom Wagentyp und den gefahrenen Kilometern abhängt. Wie Sie den Kilometerpreis für Ihr Auto berechnen, erfahren Sie bei den Automobilverbänden oder unter www.tcs.ch.
5. Pauschalen
Da ich im Rahmen meiner Tätigkeit viel reisen muss, erhalte ich jeden Monat fixe Pauschalspesen. Damit sollen alle Auslagen abgegolten sein. In der Regel reicht dieses Geld nicht aus. Kann ich mich wehren?
Ja. Es ist zwar erlaubt, pauschale Spesenentschädigungen zu vereinbaren, die Pauschale muss die tatsächlich entstehenden Auslagen aber vollumfänglich abdecken. Sammeln Sie Quittungen für Ihre Spesen und stellen Sie eine Nachforderung, wenn die Pauschale nicht ausreicht, diese Kosten zu decken. Abmachungen, dass ein Mitarbeiter notwendige Spesen ganz oder teilweise selber tragen muss, sind ungültig.
6. Zahlungsfristen
Bei meiner Arbeit fallen regelmässig hohe Spesen an. Die Auslagen werden mir zwar ersetzt, oft muss ich aber Wochen oder sogar Monate darauf warten, bis alles bezahlt ist. Muss ich das akzeptieren?
Der Ersatz von Auslagen sollte grundsätzlich jeden Monat mit dem Lohn ausgerichtet werden – Voraussetzung ist natürlich, dass Sie Ihre Abrechnung samt Belegen rechtzeitig einreichen. Da in Ihrem Fall offenbar regelmässig Spesen anfallen, können Sie von Gesetzes wegen einen angemessenen Vorschuss verlangen.
7. Weiterbildung
Unser Team muss einen dreitägigen Kurs besuchen. Die Kosten trägt grundsätzlich der Arbeitgeber. Da ich nur ein 60-Prozent-Pensum habe, will man mir auch nur 60 Prozent der Kosten vergüten. Zudem fällt der Kurs teilweise in meine Freizeit. Muss ich das akzeptieren?
Auslagen, die durch die Arbeit notwendigerweise entstehen, muss der Arbeitgeber tragen – das gilt auch für obligatorische Weiterbildungen. Da Sie den ganzen Kurs besuchen müssen, muss er auch Ihnen voll bezahlt werden. Die Kursstunden, die in Ihre Freizeit fallen, gelten als Arbeitszeit – das heisst, es handelt sich hier um Überstunden, die speziell zu entschädigen sind.
8. Krankheit
Ich bin im Kader und habe Anspruch auf monatlich 500 Franken Repräsentationsspesen. Zusätzlich erhalte ich 400 Franken pro Monat für Autospesen. Nun bin ich krank geworden, und die Spesen wurden gestrichen. Ist das zulässig?
Grundsätzlich müssen bei Krankheit diejenigen Spesen weiter bezahlt werden, die auch weiterhin zwingend anfallen. Im Fall der Autospesen wären dies die Fixkosten, also etwa für Versicherung und Amortisation, nicht aber die Benzinkosten. Bei den Repräsentationsspesen stellt sich die Frage, ob es sich um einen effektiven Auslagenersatz handelt oder ob sie vielmehr einen «versteckten» Lohnbestandteil darstellen. Dann sind auch diese «Spesen» bei Krankheit weiter zu bezahlen.
9. Spesenreduktion
Anfang Jahr erhielten wir ein neues Spesenreglement. Aus Spargründen gelten ab sofort tiefere Ansätze für auswärtige Unterkunft und Verpflegung. Mir scheinen diese Beträge kaum ausreichend zu sein. Was tun?
Einerseits geht es hier um eine Vertragsänderung, die von heute auf morgen nicht zulässig ist. Der Arbeitgeber müsste die Kündigungsfrist einhalten, bevor die neue Regelung in Kraft tritt. Anderseits müssen mit der Pauschalspesenentschädigung die tatsächlich entstandenen Auslagen auch vollständig vergütet werden. Entspricht das neue Spesenreglement nicht diesen gesetzlichen Vorschriften, kann man Nachforderungen stellen.
