Mail an falsche Adresse
Fail: Absender, Peter, Empfänger, die ganze Belegschaft: «Hoi Schnüfeli, hier noch die Details zur Hypothek» – im Anhang der Kaufvertrag des Hauses für 1,7 Millionen. Gefolgt von folgendem Mail: Peter möchte diese Nachricht verzweifelt zurückrufen. Und löst damit eine noch grösseren Mail-Fail aus.
Lösung: Mehr Kontrolle über den Mailversand hat man, wenn man eine Rückruf-Frist einstellt. Bei Gmail ist die Funktion hier: Einstellungen > alle Einstellungen aufrufen > E-Mail zurückrufen. Dort lässt sich ein Zeitraum von 5 bis 30 Sekunden definieren. Der Name für die Funktion ist allerdings irreführend. Denn die Mail wird nicht wirklich zurückgerufen. Sie wird gar nicht erst verschickt, es ist eine Sendeverzögerung. Bei Programmen wie Microsoft Outlook bringt das Zurückrufen meist überhaupt nichts. Denn der Empfänger darf die Mail nicht geöffnet haben, muss in der gleichen Organisation tätig sein und Outlook nutzen, damit es überhaupt funktioniert. Auf Deutsch: Dieser Rückruf funktioniert praktisch, wiegt einen in falscher Sicherheit – und macht Empfänger erst recht misstrauisch.
Steuererklärung im Drucker
Fail: Was, du verdienst 115'000 Franken?! Wer die Steuerquittung einen Tag lange im Drucker liegenlässt, kann auch gleich Lohn durchs Grossraumbüro schreien. Das Gleiche gilt, wenn man für eine anstehende Reise den Pass kopiert und nicht will, dass die Arbeitskollegen erfahren, dass man eigentlich mit vollem Namen Roman Ragnar-Rachebald Rochat heisst.
Lösung: Wer im Büro private und sensible Dokumente ausdruckt oder kopiert, sollte vorsichtig sein – und immer zweimal prüfen, ob der korrekte Drucker ausgewählt ist. Einfacher haben es Leute im Grossraumbüro. Dort wird der Druckauftrag oft erst an einen zentralen Server geschickt, der dann mit Badge direkt am gewünschten Drucker ausgegeben werden kann. Dann muss man nur noch die Papiere im Anschluss auch allesamt mitnehmen. Achtung: Kontrollieren, ob wirklich alles gedruckt wurde. Ist das Papier alle, unterbricht der Auftrag – läuft aber weiter, wenn es nachgefüllt wird.
Öffentliches Passwort
Fail: Man tippt «volvo123» oder «bello2006» und drückt Enter, schon ist es passiert. Anstatt das Passwort im Anmeldefenster einzugeben, steht es für alle sichtbar im firmenweiten Slack-Kanal.
Lösung: Ein solcher Fauxpas ist schnell passiert. Die effektivste Abhilfe und gleichzeitig mehr Sicherheit bietet da ein Passwortmanager. Da kann man mit beispielsweise mit dem Fingerabdruck jeweils das passende Passwort freischalten – ohne, dass man es tippen muss. Das beste Programm ist laut einem Test von «Kassensturz» aus dem Jahr 2022 das Tool 1Password (kostenpflichtig). Das beste kostenlose Tool sei Keepass (Rang 4). Wer Apple-Geräte hat, kann den integrierten iCloud-Schlüsselbund nutzen (Platz 5). Als beste Browser-Lösung schaffte es Firefox auf den Platz 8.
Hosenlos glücklich
Fail: «Danke für die Aufmerksamkeit», das Meeting ist fertig, die Kamera bleibt an. Da steht der Kollege plötzlich auf und es zeigt sich: Zu Hemd und Veston trägt er untenrum nur eine knappe Hose. Das liefert Gesprächsstoff für die nächste Pause.
Lösung: Die einfachste Lösung? Kamera abstellen. Ist das nicht möglich, sollte das Fenster mit dem Meeting zumindest nicht im Hintergrund verschwinden, um es stets vor Augen zu haben. Um generell keinen zu tiefen Einblick in die eigenen vier Wände zu erlauben, kann bei Google Meet der Hintergrund unscharf gestellt werden. Diese können über das Dreipunkte-Menü aktiviert werden.
Der böse Knopf
Fail: Es braucht eine Person, die den falschen Knopf drückt, um eine Mail-Kaskade loszutreten, die nicht abbrechen will. Der Knopf allen Übels heisst «Allen Antworten». Das Problem: Bei Microsoft Outlook liegen die Knöpfe für Antworten und allen Antworten nahe beieinander. Das Phänomen nennt man auch Mail-Flut. Microsoft selbst war 1997 davon betroffen, als eine Mail an 25'000 Empfängerinnen und Empfänger verschickt wurde. Weil immer mehr Empfänger allen antworteten, wurden schnell über 15 Millionen Mails daraus, was schliesslich die Server überforderte.
Lösung: Die gängige Netiquette bei Mails lautet: Ist das, was man antwortet, nicht mindestens für die Hälfte aller Empfängerinnen und Empfänger relevant, sollte man es seinlassen. Ansonsten hilft auch die Abgangsverzögerung für Mails (siehe Punkt 1). Auch bei Outlook lässt sich das Versenden aller Mails verzögern. Das geht mit einer entsprechenden Regel, wie Microsoft hier erklärt.
Volle Pulle Helene
Fail: «Atemlos durch die Nacht, bis ein neuer Tag erwacht», scheppert das Lied von Helene Fischer lautstark durchs ganze Büro. Alle Köpfe drehen sich in deine Richtung.
Lösung: Wer während der Arbeit Musik hören darf, sollte doppelt prüfen, ob die Airpods wirklich verbunden sind, bevor man Play drückt. Doch kann es auch sein, dass plötzlich im Hintergrund eine Werbung läuft, man aber 157 Tabs offen hat. Bei Chrome sieht man an dem Lautsprechersymbol, sobald ein Tab Geräusche macht. Mit einem Rechtsklick und «stumm schalten» wird es abgestellt. Was ebenso schnell hilft: Kopfhörer einstecken.